FRAGEN & ANTWORTEN ZUR OMBUDSSTELLE BEI DER MELCHERS GRUPPE („MELCHERS“)

Was ist eine Ombudsstelle?

Die MELCHERS Gruppe hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln eine externe Rechtsanwältin als Ombudsfrau berufen. Die Ombudsfrau steht als Ansprechpartnerin allen Hinweisgebern zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf schwere Unregelmäßigkeiten bei der MELCHERS Group geben möchten.

Wer kann sich an die Ombudsstelle wenden?

Die Ombudsstelle steht als Ansprechperson grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.

Zu welchen Themen kann ich Hinweise geben?

Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:

  • Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung
  • Wettbewerbswidriges Verhalten
  • Verstöße gegen den Code of Conduct und andere interne Richtlinien der Auftraggeberin (z.B. Einkaufsrichtlinien)
  • Produktsicherheit
  • Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte
  • Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
  • Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
  • Datenschutzverstöße
  • Kartellrechtsverstöße
  • EU-Sachverhalte

Das Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpartner vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Ansprechpartner benannt.

Wie können Hinweise abgegeben werden?

Hinweise sollen vorrangig an die beauftragte Ombudsstelle gegeben werden:

Ombudsstelle / Ombudsanwältin:

Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra

Sybelstr. 7

D-10629 Berlin

Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-14

MELCHERS@compliance-aid.com

Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.

Wie wird meine Anonymität sichergestellt?

Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit MELCHERS als Auftraggeber abgesichert.

Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgeber wird Ihre Identität MELCHERS offengelegt. Sollte es aufgrund Ihrer Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist Ihre Anonymität durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet.

Was passiert mit meinen Hinweisen?

Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Dies wird an Matthias Schubert bzw. Angelina Rudolf bei MELCHERS zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet sofern der Hinweisgeber der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolute vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Habe ich negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?

Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen Ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Sie jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. haben Sie selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich MELCHERS rechtliche Schritte vor.

Was, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Was geschieht, wenn ich selber in den Missstand verwickelt bin?

Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.

Entstehen mir als dem Hinweisgeber durch die Inanspruchnahme der Ombudsstelle Kosten?

Für den Hinweisgeber entstehen keine Kosten.

Entsteht durch meinen Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?

Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von MELCHERS. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit MELCHERS als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten des Hinweisgebers. Hierdurch kann die Ombudsanwältin den Hinweisgeber gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, Ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.